1С УПРАВЛЕНИЕ ТОРГОВЛЕЙ ДЛЯ КАЗАХСТАНА

Конфигурация

Управление торговлей для Казахстана системы программ 1С:Предприятие 8 разработана в соответствии с правилами ведения торгового учета в Казахстане. Данная конфигурация содержит основную функциональность выпущенной ранее конфигурации Управление торговлей, а также учитывает замечания и пожелания многочисленных пользователей конфигурации Торговля+Склад для Казахстана системы программ 1С:Предприятие 7.7.

Ключевым направлением развития нового решения является реализация мощной функциональности, предназначенной для управления торговой деятельностью:

• управление продажами;

• управление поставками;

• планирование продаж и закупок;

• управление складскими запасами;

• управление заказами;

• управление взаимоотношениями с контрагентами;

• анализ товарооборота предприятия;

• анализ цен и управление ценовой политикой;

• мониторинг и анализ эффективности торговой деятельности.

Организация управленческого учета

Учет и контроль взаиморасчетов

Конфигурация Управление торговлей для Казахстана предоставляет гибкие возможности учета и контроля взаиморасчетов с контрагентами по нескольким схемам с различными уровнями детализации:

• По договорам. Детализация взаиморасчетов по договорам является базовой и производится всегда.

• По сделкам. Данный вариант взаиморасчетов предполагает ведение взаиморасчетов не только в рамках договоров, но и в рамках документов-сделок, в качестве которых могут выступать счета-фактуры, расходные, приходные и возвратные документы, отчеты о продажах товаров комитенту или комиссионера.

• По расчетным документам. Целесообразно применять в случае таких вариантов взаиморасчетов, при которых необходим жесткий контроль процесса отгрузки, оплаты и допустимого срока задолженности, а также анализ задолженности по срокам возникновения, например, отгрузка по предоплате, отгрузка с отсрочкой платежа, отгрузка по товарному кредиту и другие. Закрытие долгов по расчетным документам производится автоматически в порядке FIFO.

Подсистема управления взаиморасчетами берет на себя функцию контроля предельно допустимого размера задолженности, не позволяя сотрудникам предприятия отпускать товар клиенту при превышении лимита кредита или производить очередную оплату поставщику при наличии задолженности по ранее оплаченным поставкам.

Учет товародвижения

В конфигурации реализован партионный учет товаров, в том числе по серийным номерам, срокам годности и сертификатам товаров, обеспечивается контроль правильности списания серийных номеров товаров, товаров с определенными сроками годности и сертификатами. Расчет себестоимости ведется по методам FIFO, LIFO, по среднему. Поддерживается ведение партионного учета в разрезе складов, с раздельной возможностью настройки для розничных складов и комиссионеров, возможность задания произвольных характеристик партии (цвет, размер и т.д.);

Механизм свойств и категорий, реализованный в конфигурации, является мощным и эффективным средством для многомерного анализа товарооборота в произвольных разрезах, например, продаж различных видов товаров по регионам, по категориям контрагентов и т.д.

Управление продажами

Подсистема управления продажами позволяет решать задачи оперативного планирования и контроля продаж, как в натуральном, так и в денежном выражении. Включает в себя блоки:

Планирование продаж и закупок

Для обеспечения управленческого персонала компании информацией не только о фактических, но и о планируемых показателях деятельности, в конфигурации предусмотрена подсистема планирования продаж и закупок.

Планирование производится как для составления обобщенных планов (с детализацией до уровня номенклатурных групп), так и детализированных планов (с детализацией до уровня номенклатурных позиций и характеристик товаров); Планы составляются по различным сценариям с учетом разных вариантов и версий одного плана; Учет сценарий ведется с различной временной детализацией (от дня до года); таким образом, конфигурация дает возможность разрабатывать как стратегические (квартальные, годовые), так и рабочие планы на один и тот же период.

Существует возможность планирования необходимого количества товаров, закупаемых у поставщиков, по точке заказа. При определении количества номенклатуры по точке заказа используются данные о минимальном страховом запасе товаров, текущем остатке товаров на складах и ожидаемых поступлениях по заказам поставщиков. Количество, которое необходимо заказать у поставщика, и минимальный страховой запас могут быть зафиксированы пользователем вручную или рассчитаны автоматически на основе анализа данных о покупках или продажах товаров за предыдущий период. Данные о необходимом количестве товаров по точке заказа и страховом запасе фиксируются в документе Установка значений по точке заказа. Для расчета количества товаров, которые необходимо заказать у поставщиков, с учетом текущих складских остатков и ожидаемых поступлений по заказам поставщиков, используется отчет Анализ точки заказа.

Средства сравнительного анализа данных дают возможность контролировать соответствие между объемами продаж и объемами закупок, установленными на один и тот же период с помощью планов различной степени детализации.

Предусмотрено планирование как по всей фирме в целом, так и по подразделениям или группам подразделений. Это дает возможность руководителям и менеджерам подразделений составлять планы продаж и закупок по своим направлениям. Планы подразделений консолидируются в сводный план продаж по организации.

План-фактный анализ

Для контроля выполнения разработанных планов в конфигурации предусмотрены развитые средства сравнительного анализа информации о планах и фактических продажах и закупках. С их помощью можно решить следующие задачи:

• план-фактный анализ продаж за определенный период;

• сравнительный анализ продаж за различные периоды, например за текущий период и аналогичный прошлого года;

• сравнение планов продажи с одинаковой детализацией за различные периоды времени, например, помесячные планы на декабрь текущего и прошлого года;

• сравнение планов с различной детализацией за один и тот же период, например, поквартальные и помесячные планы на первое полугодие текущего года.

При этом данные могут быть представлены в разрезе подразделений, сгруппированы для сравнения по отличительным признакам (свойствам) номенклатуры и покупателей. Например, можно провести сравнительный анализ объемов продаж номенклатуры с заданными характеристиками в определенном регионе за различные периоды времени, чтобы выявить сезонные колебания.

Управление заказами покупателей

Подсистема управления заказами покупателей позволяет реализовать наиболее эффективную для предприятия стратегию обслуживания заказов покупателей, например, стратегию минимизации необходимого для обслуживания заказов складского остатка. Подсистема позволяет автоматизировать такие операции, как:

• Регистрация заказов покупателей;

• Автоматическое резервирование заказанных товаров на складе и в заказах поставщикам;

• Корректировка и закрытие заказов покупателей;

• Контроль оплаты и поставки товаров по заказам покупателей;

• Выписка счетов-фактур по заказам покупателей.

Предусмотрены различные схемы выполнения заказа покупателя:

• Отгрузка товара из свободного складского остатка;

• Предварительное резервирование товара на складе с последующей отгрузкой

• Размещение заказа покупателя в ранее оформленных заказах поставщиков (товар будет автоматически зарезервирован под данный заказ покупателя в момент поступления товара от поставщика)

• Работа под заказ, то есть оформление заказа товара поставщику под конкретный заказ покупателя.

Предусмотрен алгоритм автоматического резервирования и размещения, позволяющий оптимальным образом разместить заказ покупателя по заказам поставщикам и по свободному остатку товара на складах

Схемы продажи товаров

В конфигурации предусмотрены различные схемы продажи товаров. Продажа товаров может осуществляться с предварительным резервированием товара или без предварительного резервирования товаров (из текущих остатков склада). Также реализована возможность продажи товаров по предварительным заказам товаров у поставщиков под конкретные заявки покупателей. Продажа товаров может осуществляться в кредит или на условиях полной (или частичной) предоплаты клиентом.

Реализована возможность оформления операций поступления, перемещения, реализации и возврата товара по ордерной схеме. Организация складского учета с использованием ордеров позволяет в разные моменты времени фиксировать в автоматизированной системе движения товаров в количественном измерении и отражение этих движений в суммовом выражении.

При продаже комиссионного товара предусмотрена возможность автоматического расчета комиссионного вознаграждения комитенту с использованием различных способов расчета: процент от прибыли, процент от суммы продаж. Сумма комиссионного вознаграждения может быть указана и вручную. Товар может быть передан на реализацию комиссионеру. После получения от комиссионера отчета о продажах товаров, для него также автоматически рассчитывается его комиссионное вознаграждение.

Механизм ценообразования

Подсистема ценообразования решает задачи управления отпускными ценами на товары, предоставляет широкие возможности для построения различных схем формирования цен и скидок, позволяет четко контролировать соблюдение сотрудниками предприятия установленной ценовой политики.

Механизм регистрации цен контрагентов позволяет анализировать ситуацию на рынке, отслеживать изменения цен в динамике, сравнивать цены компании с ценами конкурентов. При оформлении розничных продаж осуществляется жесткий контроль розничных цен, которые задаются при поступлении товаров на розничный склад.

При продаже товаров можно назначать скидки на позиции номенклатуры. Перечень возможных скидок и наценок хранится в конфигурации отдельным списком в справочнике Типы скидок и наценок.

В конфигурации предусмотрено три типа скидок: ручные, дисконтные и автоматические. Назначение и изменение автоматических скидок подтверждается и оформляется документально. Скидка указывается процентом от цены. Кроме того, значение скидки может быть дополнительно ограничено той минимальной ценой, ниже которой продавец не может отгружать товар покупателю. Значение минимальной цены задается для каждого пользователя (продавца) индивидуально в настройках дополнительных прав пользователя (Не отпускать товар с ценой ниже определенного типа).

При этом возможны варианты предоставления скидки как по всех номенклатуре, так и по отдельным позициям. Также предусмотрена возможность указать период действия, время действия скидки (дни недели, часы). Скидки предусмотрены по следующим видам условий: по виду платежа, на сумму документа, на количество одного товара. Также предусмотрена возможность предоставления скидки при сумме сделки, превышающей пороговое значение.

Управление закупками

Функциональность подсистемы позволяет обеспечить менеджеров торгового предприятия информацией, необходимой для своевременного принятия решений о пополнении товарных запасов и оптимизации стоимости закупаемой продукции.

Подсистема предназначена для планирования закупок и формирования заказов поставщикам в соответствии с принятой стратегией пополнения складских запасов и работы с заказами покупателей.

Подсистема позволяет автоматизировать такие операции, как:

• оформление заказов поставщикам на основе заказов, поступивших от покупателей;

• контроль оплаты и поставки товаров по заказам;

• корректировка и закрытие заказов поставщикам;

• мониторинг цен поставщиков.

Управление запасами

Учет товаров на складах компании

В конфигурации реализован детальный оперативный учет товаров на складах, обеспечивается полный контроль товарных запасов предприятия в оптовой и розничной торговле. Все складские операции фиксируются с помощью соответствующих документов — поступление товаров, перемещение товаров, реализация товаров, инвентаризация и т.п. Конфигурация позволяет вести учет товаров на множестве складов (мест хранения). Поддерживается учет товаров в различных единицах измерения (упаковках).

Обеспечивается раздельный учет собственных товаров, товаров, принятых и переданных на реализацию, товаров, принятых на ответственное хранение, а также учет возвратной тары.

Заказы подразделений компании

Конфигурация позволяет подразделениям компании (складам, торговым точкам) заказывать товары у других подразделений для пополнения собственных торговых запасов (внутренние заказы). При планировании продаж и закупок внутренние заказы обслуживаются наравне с заказами покупателей по тем же алгоритмам.

Учет накладных расходов

В конфигурации предусмотрен учет различных видов накладных расходов — затрат на транспортировку, хранение, оплаты пошлин и акцизов, услуг как собственных, так и сторонних организаций и т.д. Эти расходы могут быть отнесены на себестоимость товаров.

В зависимости от характера накладных расходов их распределение по товарным позициям может производиться пропорционально стоимости поступивших товаров, их весу или количеству. Накладные расходы могут быть зафиксированы до поступления товаров и в последствии распределены.

Анализ информации о торговой деятельности и товарообороте

В конфигурации Управление торговлей для Казахстана реализована система универсальных отчетов, представляющих собой мощное и гибкое средство для анализа практически всех аспектов торговой деятельности и товарооборота предприятия. Пользователь может получить информацию по состоянию складских запасов, заказов, продаж, взаиморасчетов — в любых аналитических разрезах с требуемой детализацией (например, данные о продажах по регионам товаров той или иной группы) и в динамике (например, отследить динамику продаж за период с детализацией по дням).

При этом пользователь может самостоятельно задавать (настраивать) уровень детализации, параметры группировки и критерии отбора данных в отчетах в соответствии со спецификой решаемых задач. Такие индивидуальные настройки (фактически — созданные пользователем специализированные отчеты) могут быть сохранены для дальнейшего использования.

Помимо универсальных отчетов в конфигурации реализован также набор отчетов, предназначенных для эффективного решения специализированных задач анализа информации, например, отчеты по взаиморасчетам с комиссионерами и комитентами, анализ задолженности по срокам возникновения, план продаж, оперативный товарный календарь и др.

Для менеджеров, которым необходимо оперативно получать в компактном, легко читаемом виде информацию о текущем состоянии дел на фирме и тенденциях их изменения, в конфигурации предусмотрен отчет Монитор основных показателей. Отчет содержит ключевую информацию о текущем запасе оборотного капитала фирмы (денежные средства, взаиморасчеты с подотчетными лицами и контрагентами, остатки товаров), объеме продаж, движении денежных средств, планируемых поступлениях и платежах, просроченных заказах и поставках и т.п. Состав, порядок вывода и периодичность обновления информации задается пользователем, что позволяет каждому менеджеру определять тот объем и частоту обновления данных, которые именно ему необходимы для контроля ситуации. При необходимости любой показатель отчета можно расшифровать для детального анализа его составляющих.

Контроль и оценка работы менеджеров

В конфигурации оценка работы менеджеров производится по совокупности различных показателей:

• по полноте заполнения базы данных контактной информацией;

• по количеству контактов с покупателями;

• по анализу изменения стадий взаимоотношения с покупателями;

• по анализу количества потерянных покупателей по отношению к общему количеству клиентов (коэффициент удержания покупателей);

• по количеству выполненных заказов покупателей;

• по сумме продажи, сумме полученной выручки, сумме оплаты.

Список показателей произвольно настраивается пользователем. Предусмотрена возможность оценки работы менеджеров по перечисленным показателям, как в абсолютном, так и в процентном отношении.

Рапорт руководителя

Рапорт руководителя — принципиально новый для продуктов системы 1С:Предприятие механизм, который позволяет организовать регулярное формирование и доставку руководящему составу компании информации о текущем состоянии дел на предприятии. Важно, что для этого руководителю не требуется самому составлять запросы и даже просто запускать 1С:Предприятие. Будучи единожды настроен, механизм Рапорт руководителя может в соответствии с заданным регламентом автоматически формировать и отправлять по заданным адресам электронной почты отчет, в котором разноплановая информация о деятельности предприятия сконцентрирована в удобном и наглядном для руководителя виде.

В отчете проводится оперативный анализ данных по различным показателям: по объему продаж, по дебиторской и кредиторской задолженности, по движениям денежных средств в разрезе статей и т.д. Список показателей, которые необходимо вывести в отчет, может быть настроен индивидуально для каждого из руководителей различных служб компании.

Для удобства анализа в отчете предусмотрено графическое представление данных: графики сравнения различных показателей с запланированными или с такими же показателями за прошлые периоды.

Управление взаимоотношениями с клиентами (CRM)

Подсистема Управление взаимоотношениями с клиентами позволяет решать следующие задачи:

• хранение контактной информации о клиентах, автоматическое оповещение пользователей о предстоящих контактах с клиентом;

• обмен контактной информации с внешними почтовыми программами;

• проведение анализа взаимоотношений с клиентами, автоматическое деление клиентов на различные категории (АВС и XYZ анализ контрагентов);

• представление пользователям информации об истории взаимоотношений с клиентами.